NUTZEN SIE IHR ZWEITES GEHIRN - Tiago Forte

Schlüsselthemen

• Zweites Gehirn und Informationsverarbeitung Ein zweites Gehirn ermöglicht die effiziente Speicherung, Organisation und Wiederverwendung von Wissen, was zu einem besseren Verständnis und schnelleren Zugriff auf Informationen führt.
• CODE-Methode Die vier Schritte zur effektiven Notizorganisation sind Capture (erfassen), Organize (organisieren), Distill (zusammenfassen) und Express (ausdrücken). Diese Schritte helfen dabei, Notizen so zu strukturieren, dass sie in der Zukunft nützlich sind.
• PARA-System Dieses Organisationssystem unterteilt Informationen in vier Kategorien: Projekte, Areale, Ressourcen und Archiv. Dies erleichtert das Auffinden und die Nutzung von Notizen in einem zielgerichteten Kontext.
• Kreativität durch Divergenz und Konvergenz Kreativer Prozess erfordert sowohl das Sammeln (Divergenz) als auch das Fokussieren und Ausdrücken von Ideen (Konvergenz), um innovative Ergebnisse zu erzielen.
• Wichtigkeit von Struktur und Routine Ein strukturiertes Umfeld und regelmäßige Überprüfungen (z.B. wöchentliche Rückblicke) sind entscheidend, um produktiv zu bleiben und den Überblick über Notizen und Projekte zu behalten.

Meine Notizen

Damit wir Informationen für uns nutzen können, müssen wir diese sinnvoll verpacken. Sodass wir die Information in der Zukunft auch verstehen. - S. 10

Ein zweites Gehirn bringt folgende Vorteile:

• Innerhalb kurzer Zeit alles wiederfinden, was man gelernt und gefunden hat, und worüber man nachgedacht hat
• Wissen organisieren, um Ziele und Projekte voranzutreiben
• Die besten Gedanken speichern, damit das Denken nicht wiederholt werden muss
• Muster erkennen
• Zuverlässiges System
• Um abschalten zu können nach dem Feierabend, zu wissen, dass nichts verloren geht
• Weniger Zeit mit suchen verbringen - S. 11

Die Grundlage

Jede neue Produktivitätsapp verspricht den Durchbruch. In Wahrheit muss aber auch eine neue App organisiert werden. - S. 21

Informationen sind der Grundstein von allem, was Sie tun. Was auch immer Sie erreichen wollen - ein berufliches Projekt umsetzen, eine neue Stelle finden, eine neue Qualifikation erwerben, ein Unternehmen gründen -, Sie müssen dafür die richtigen Informationen finden und nutzen. Ihr beruflicher Erolgt und Ihre Lebensqualität hängen unmittelbar von Ihrer Fähigkeit ab, zielgerichtet mit Informationen umzugehen. - S. 25

Studien zeigen, dass wir von fünf Tagen in der Woche einen Tag nur Informationen suchen. - S. 26

In der Schule haben wir nur oberflächlich gelernt, wie man sich Notizen macht. Was im Berufsleben anders ist:

• Es ist nicht klar, worüber man sich Notizen machen sollte
• Niemand sagt einem, wann und welche Notizen gebraucht werden
• Die “Prüfung” kann jederzeit erfolgen
• Man darf die Notizen jederzeit wiederverwenden
• Es wird erwartet, dass die Notizen wiederverwertet werden - S. 31

Eine Notiz ist ein “Baustein des Wissens”. - S. 31

Festhalten kann man alles mögliche. zB

• Interessante Passage eines Artikels
• Stichpunktliste aus einem Meeting
• Gedanken zu einem Thema
• Ferienpläne
• Zitate - S. 32

Die Technologie ist mittlerweile ausgereift. Und Nutzerfreundlich genug. Man kann es als Erweiterung des biologischen Menschen ansehen. - S. 38

Stellen Sie sich Ihr zweites Gehirn als den besten persönlichen Assistenten vor. Es ist absolut zuverlässig und vollkommen beständig. Es ist immer bereit und wartet darauf, jedwedes Informationshäppchen zu erfassen, das Ihnen wertvoll erscheint. Es folgt Anweisungen, macht hilfreiche Vorschläge und erinnert Sie an das, was für Sie wichtig ist. - S. 39

Vier Hauptfähigkeiten eines zweites Gehirns:

1. Ideen werden konkretisiert
2. Neue Verbindungen werden zwischen Ideen aufgedeckt Wie beim Scrabble spielen, mit der Zeit tauchen “plötzlich” neue Ideen auf
3. Ideen werden mit der Zeit ausgereift
4. Individuelle Perspektive wird geschärft - S. 40

Eine digitale App muss vier Eigenschaften aufweisen:

1. Multimedial
2. Informell
3. Unbegrenzt
4. Handlungsorientiert - S. 45

Ressourcen finden unter www.buildingasecondbrain.com/resources

Es geht immer um diese drei Stufen:

1. Erinnern
2. Verknüpfen
3. Erschaffen - S. 46

Vier Schritte, um sich an Wichtiges zu erinnern (CODE): C = Capture (erfassen) O = Organize (organisieren) D = Distill (Zusammenfassen) E = Express (Ausdrücken) - S. 48

Notizen werden am besten nach Handlungen organisiert. Wie nützlich ist die Notiz? zB dort abgelegt, wo es für ein bestimmtes Projekt auch gebraucht wird. Statt eine Liste mit 100 Notizen, die durcheinander sind, nur 10, aber alle passen zum Projekt. - S. 51

Wenn man Notizen abspeichert, immer daran denken, dass in der Zukunft die Notiz verstanden werden muss. Die Notiz also so verfassen, dass man es auch wirklich versteht. - S. 53

Notizen können für alles mögliche gebraucht werden; zum Abnehmen, Projekte voranbringen, Geburtstagsgeschenke usw. Es soll aber für etwas verwendet werden. Informationen zu sammeln soll kein Selbstzweck sein. - S. 53

Nicht nur aus Neugierde alles mögliche festhalten, sondern auch anwenden. - S. 54

Am besten so wenig Zeit wie möglich auf das Festhalten und stattdessen mehr Zeit auf das Erschaffen verwenden. - S. 54

Die Methode - Die vier CODE-Schritte

Informationen sind kein Luxus, sondern überlebenswichtig. - S. 59

Wie bei der Ernährung sind wir es, die entscheiden, was gut und wichtig ist. - S. 59

Kreativität ist immer abhängig von einem kreativen Prozess. - S. 62

Wissen ist nicht immer irgendetwas “da draussen”, das Sie suchen und finden müssen. Es ist überall rings um Sie herum: vergraben in den Mails in Ihrem Postfach, verborgen in DAteien Ihres Dokumentenordners und schlummernd in Cloud.Laufwerken. Wissenserfassung bedeutet, den Reichtum des bereits von Ihnen Gelesenen und des von Ihnen gebührten Lebens auszuschöpfen. - S. 64

Äusseres vs. Inneres Wissen.

Zum Äusseren Wissen gehört:

• Passagen aus Büchern, Artikeln usw.
• Zitate
• Lesezeichen
• Sprachmemos
• Notizen aus Meetings
• Bilder
• Learnings - S. 64

Zum Inneren Wissen gehört:

• Geschichten
• Erkenntnisse
• Erinnerungen
• Reflexionen
• Einfälle - S. 65

Nicht alles muss festgehalten werden. Es gibt zB auch sensible Daten. - S. 66

Diese vier Arten von Notizen sollten nicht festgehalten werden:

• Sensible Daten
• Daten mit speziellem Format
• Grösse der Datei
• Dateien für Zusammenarbeit - S. 66

Wer persönliche Probleme kennt und daraus Fragen entwickeln, ist im Leben achtsamer. Lösungen werden eher gefunden. Notizen fallen einem dann ins Auge, statt dass man sie suchen muss. - S. 68

Frage Menschen in deinem Umfeld, die wissen, was du als Kinde gerne gemacht hast. Das kann ein Anhaltspunkt sein für Dinge, die dich auch heute noch interessieren könnten. - S. 71

Es gibt 4 Erfassungskriterien:

1. Inspiriert es mich?
2. Ist es nützlich?
3. Ist es persönlich?
4. Überrascht es mich?

Zur Motivation könnte man zB einen Ordner anlegen und alle positiven Feedbacks von Kunden sammeln. - S. 73

Nützlich könnte zB ein Screenshot einer Website sein, das inspiriert. - S. 74

Man sollte nicht all zu lange darüber nachdenken, welche Notizen man speichern sollte. Dies frisst Energie, die stattdessen für die Verwendung der Notizen verwendet werden sollte. - S. 76

Es gibt verschiedene Arten, wie man digitale Notizen erfassen kann; Textstellen aus Büchern; Sprachmemos; Auszüge von E-Mails usw. - S. 80

Es gibt Programme, die sowohl den Text als auch den Anhang einer E-Mail in eine Notizapp übertragen können. - S. 81

Es gibt den “Generierungseffekt”, der besagt, dass wir uns an Notizen, die wir in eigenen Worten festhalten, besser erinnern. - S. 81

Das Aufschreiben führt gemäss vieler Studien unter anderem zu einer Verbesserung der Gesundheit und mehr Stressabbau. - S. 82

Es kann sein, dass im Moment, wo eine Notiz gespeichert wird, nicht viel Wert hat. Aber später, wenn man drauf schaut, denkt man “zum Glück habe ich das gespeichert”. - S. 83

Seien Sie ordentlich und adrett im Leben, damit Sie ungestüm und originell in Ihrer Arbeit sein können. - S. Gustave Flaubert, französischer Romancier - S. 85

Organisiert sein und mit Plan, dafür später abenteuerlich und spontan. - S. 85

Die Umgebung hat einen Einfluss auf unser Denken. Das gilt sowohl für die physische Welt, in der wir uns befinden, als auch die digitale Welt. - S. 89

Das zweite Gehirn ist nicht nur ein Instrument, es ist auch eine Umgebung. - S. 89

… Organisationssystem PARA. Die Buchstaben stehen für die vier Hauptkategorien von Informationen in unserem Leben: Projekte, Areale, Ressourcen und Archiv. Diese vier Kategorien sind universell und lassen sich auf jede Art von Informationen anwenden, aus jeder Quelle, und jedem Format, zu jedem Zweck. - S. 91

Letztlich geht es darum, wie nützlich eine Information ist, nicht welche Art von Notiz es ist. - S. 91

Eine Notiz, die mit dem Thema Psychologie zu tun hat, muss nicht zwingend in einem Ordner namens “Psychologie” aufbewahrt werden. - S. 92

Das System PARA hilft, die Notizen dort und so abzulegen, sodass es sie näher an ihre Ziele bringt. - S. 92

Sei nicht perfektionistisch beim Sortieren. Das Organisieren der Notizen ist kein Selbstzweck. - S. 93

PARA steht für:

P = Projekte Kurzfristige berufliche und private Angelegenheiten

A = Areale Langfristige Verpflichtungen

R = Ressourcen Themen oder Interessensgebiete

A = Archiv - S. 94

Projekte haben erstens ein Anfang und Ende. Zweitens ein Ergebnis. zB ist etwas am Ende “veröffentlich” oder “entwickelt” oder “abgeschlossen”. - S. 94

Es gibt 3 Arten von Projekte:

1. Arbeitsprojekte: Website gestalten, Bild malen, Buch schreiben.
2. Persönliche Projekte: Spanisch lernen, Urlaub planen.
3. Nebenprojekt: Blogbeitrag veröffentlichen, nach dem besten Podcast-Mikrofon suchen. - S. 95

Unter Areal könnte zB etwas zu Finanzen abgelegt werden, das kein Enddatum hat. - S. 95

Statt Areal könnte es auch heissen “Lebensbereich” oder “Pfeiler”. - S. 96

Es gibt viele verschiedene “Areale”. zB Private Aktivitäten oder Orte, für die du zuständig bist; Kochen, Haus. zB berufliche Verpflichtungen; Marketing, Produktentwicklung, Zulieferer. - S. 97

Unter Ressourcen das festhalten, von dem du denkst, du könntest es in der Zukunft gebrauchen. - S. 98

Typische Fragen für Ressourcen:

• Für welche Themen interessierst du dich? Literatur, Bierbauern.
• Zu welchem Thema forschst du? Wissensmanagement, Gewohnheiten, Ernährung.
• Auf welche nützliche Informationen willst du zugreifen können? Urlaubspläne, Lebensziele, Produktbewertungen.
• Welche Hobbys oder Leidenschaften hast du? Kaffee, Hip-Hop. - S. 98

Das PARA Prinzip/System kann überall genutzt werden. Auf dem Desktop, in der Cloud, in der digitalen Notizapp usw. - S. 99

Nutze diese Checkliste, wenn du nicht weisst, wo die Notiz ablegen:

• In welchem Projekt ist sie am nützlichsten?
• Falls in keinem: In welchem Areal ist dies am nützlichsten?
• Falls in keinem: Zu welcher Ressource gehört dies?
• Falls zu keiner: im Archiv ablegen. - S. 106

Eine Notiz nie dort ablegen, wo sie nützlich ist, sondern dort, wo sie am ehesten nützlich ist. - S. 107

Menschen sind auf aufgeräumte und gut strukturierte Umgebungen angewiesen, wenn sie produktiv sein wollen. Darum ist ein Archiv so wichtig, weil dort Notizen abgelegt werden können, die zwar nicht vergessen werden möchten, aber wahrscheinlich eine Zeit lang nicht gebraucht werden. - S. 112

Ästhetik ist unwichtig. Struktur, Klarheit und Übersicht ist wichtiger. - S. 112

Notizen auf den Punkt bringen. Immer den Kern finden. - S. 123

4-stufige Zusammenfassung:

• Erfasste Notizen
• Fett gedruckte Passagen
• Hervorgehobene Passagen
• Kurzfassung - S. 124

Wer progressiv zusammenfasst (s. oben 4 Stufen), der verfügt über eine Art Landkarte. Es fällt leichter, sich durch den Dschungel aller Notizen durchzuschlagen. - S. 131

Unnötiges weglassen. - S. 142

3 häufige Fehler beim Notieren:

1. Übermässiges Hervorheben
2. Hervorheben ohne Absicht
3. Sich das Hervorheben erschweren - S. 143

5 Arten von Zwischenschritten bei Projekten:

• Kompromierte Notizen
• Outtakes Material das es nicht in ein altes Projekt geschafft haben
• Prozessschritte Grafiken, Dokumente, Pläne usw. die in alten Projekten verwendet wurden
• Endergebnisse
• Von anderen erstelle Dokumente - S. 156

Zwischenschritte in zweitem Gehirn festhalten. Damit beim Projektbeginn nicht von 0 begonnen werden muss. - S. 160

4 Abrufmethoden:

1. Suche
2. Browsen
3. Schlagwörter
4. Zufallsprinzip - S. 162

Sie müssen die einzelnen Notizen nicht eine nach der anderen öffnen und schliessen wie bei der traditionellen Textverarbeitung. In gewisser Weise ist jede Notiz in Ihrem zweiten Gehirn bereits “geöffnet”, und Sie können ihre Inhalte mit einem einfachen Anklicken lesen oder weiterverarbeiten. - S. 163

Divergenz und Konvergenz ist eines der wichtigsten kreativen Muster:

• Divergenz = Informationen sammeln + organisieren
• Konvergenz = Informationen zusammenfassen + ausdrücken - S. 182

Das Modell der Divergenz und Konvergenz ist so grundlegend für jegliche kreative Arbeit, dass wir es in jedem Bereich finden können, oin dem etwas Neues erschaffen wird. Schrifstellerinnen denken in diesem Sinne divergenz, indem sie Rohmaterial für die Geshcichte sammeln, die sie erzählen wollen, potenzielle Figuren entwerfen und historische Fakten recherchiere . Sie denken Konvergenz, indem sie Entwürfe machen, Plots entwickeln und eine erste Rohfassung schreiben. - S. 183

Divergenz = Horizont ausweiten, lernen, offen sein. Konvergenz = Horizont einengen, fokussieren, erstellen. - S. 185

Die meisten Menschen haben mit der Konvergenz Schwierigkeiten. - S. 185

Während einer Brainstorming-Sitzung das Material aussuchen und nutzen, das vorhanden ist. - S. 189

Mit der sogenannten Hemingway-Brücke ist gemeint, dann mit einer kreativen Arbeit aufzuhören, wenn man den nächsten Schritt kennt. So kommt man besser wieder in die Arbeit rein, wenn man das nächste Mal weiter macht damit. - S. 190

“Leistungsumfang” ist ein Begriff aus dem Projektmanagement. Ein Produkt, zB eine Software, ist noch nicht so gut entwickelt, wie man es geplant hat. Dennoch veröffentlicht man es. Es bedeutet, dass zB eine App, die bald veröffentlicht werden soll, mit weniger Features veröffentlicht wird. Statt verschieben, verschlanken. - S. 191

Eine Verschlankung ist eine Art MVP (minimal viable product). - S. 192

Geplante Features können in einer späteren Version noch immer hinzugefügt werden. - S. 192

Wie in der Küche, braucht es für die Produktivität ein “mice en place”. Statt aber Messer und Zutaten bereit zu haben, hat man ein System organisiert. - S. 202

Drei Gewohnheiten, die für das zweite Gehirn wichtig sind:

1. Projekt Checklisten
2. Wöchentliche und monatliche Überprüfung
3. Gewohnheiten registrieren - S. 204

Wie Piloten, die sich auf einen Flug vorbereiten, die eine Checkliste abarbeiten. - S. 206

Fünf Punkte für die Checkliste:

1. Aktuelle überlegen zum Projekt festhalten
2. Ordner oder Schlagworte auf relevante Notizen überprüfen
3. In allen Ordnern nach Projektspezifischen Begriffen suchen
4. Relevante Notizen in den Projektordner verschieben (oder markieren)
5. Eine Übersicht der gesammelten Notizen erstellen und Projekt planen - S. 207

Beim Brainstorming immer Fragen stellen, zB:

• Was weiss ich bereits über dieses Thema?
• Worin besteht mein Ziel oder meine Absicht?
• Mit wem kann ich sprechen, um mehr herauszufinden? - S. 207

Veranstalte eine offizielle Auftaktveranstaltung. Auch wenn du alleine an einem Projekt arbeitest. - S. 210

Wenn ein Projekt von “aktiv” in den “Ruhemodus” wechselt, unbedingt einen Statusbericht verfassen. - S. 213

Fünf Punkte zum machen beim Wochenrückblick:

1. Email Postfach leeren
2. Kalender abgleichen
3. Computer Desktop aufräumen
4. Notizen-Eingangsfach aufräumen
5. Aufgaben für die Woche auswählen - S. 216

Sowohl Projektchecklisten, wöchentliche und monatliche Rückblicke sowie Gewohnheiten registrieren sollte nicht viel Zeit beanspruchen. Diese Dinge sollten in kurzen Zeitblöcken möglich sein. - S. 223

Wenn Sie ein zweites Gehirn aufbauen, wid Ihr biologisches Gehirn sich unweigerlich verändern. Es passt sich an dieses neue technologische Anhängsel an und begreift es als eine Erweiterung seiner selbst. Ihr Verstand kommt zur Ruhe, weil er sicher sein kann, dass jede Idee erhalten bleibt. Er wird fokussierter, weil er weiss, dass er Gedanken in die Warteschleife legen und später wieder aufgreifen kann. - S. 231

Wer ein zweites Gehirn erfolgreich etabliert und führt, wird bald erkennen, dass die Welt nicht knapp ist, sondern im Überfluss. - S. 233

Zweck des Wissens ist es, geteilt zu weden. Wozu soll es gut sein, etwas zu wissen, wenn es keine positive Wirkung auf jemanden hat, nicht mal auf Sie selbst? Lernen sollte nicht bedeuten, Wissen stapelweise anzuhäufen wie Münzen. Wissen ist die einzige Ressource, die besser und wertvoller wird, je mehr sie geteilt wird. Wenn ich eine neue Erkenntnis über Gesundheit, Finanzen, Business oder Spiritualität mit anderen Menschen teile, ist dieses Wissen deshalb nicht weniger wertvoll für mich. es ist sogar wertvoller! - S. 235

Implizites Wissen wird als stilles Wissen bezeichnet und bedeutet: "Etwas zu können, ohne dabei erklären zu können, wie es funktioniert". - S. 236

Eine richtige Methode für das zweite Gehirn gibt es nicht. Solange es für eine Person funktioniert, ist es die Richtige. - S. 241

Es gibt mehrere Zwecke, was man mit einem zweiten Gehirn anstellen kann.

• Möchte man sich an gewisse Dinge erinnern?
• Möchte man Ideen miteinander verknüpfen?
• Möchte man weniger Stress? - S. 242

Einer der zwölf Schritte, um den Aufbau des zweites Gehirn zu starten, besteht aus der Identifikation deiner zwölf Lieblingsprobleme. Immer, wenn man Inspiration braucht, holt man diese Liste hervor. Diese offenen Fragen als Filter für Entscheidungen nutzen, welche Notizen es wert sind, aufbewahrt zu werden. - S. 243

Der Aufbau eines zweiten Gehirn ist zwar nur ein Projekt - dem Sie sich innerhalb eines angemessenen Zeitraums widmen - doch die Nutzung Ihres zweiten Gehirns ist eine lebenslange Gewohnheit. - S. 244

Unter www.buildingascondbrain.com/bonuschapter kann man zum Thema “Wie man ein Schlagwortsystem erstellt” ein Bonuskapitel herunterladen. - S. 247